استراتيجيات إدارة الوقت:

• خطط لمسار يومك

بالطبع ستحتاج الى مزيد من التخطيط الجيد لإنجاز مهامك بشكل أسرع وذلك بحسب النظريات الثلاثة لتنظيم الوقت،

النظرية الأولى:الأولويات 

قام ستيفن كوفي بتقسيم أنشطتنا الى أربعة مجموعات حسب بعدى الاهميه والاستعجال فى مصفوفة الأولويات كالتالى:

• امور مهمه مستعجله.

وهى الامور الاكثر اهمية والواجب البدء فيها اولا، حاول ألا تجعل حياتك مليئة بهذه المجموعة.  

• أمور مهمة غير مستعجلة.

إحرص أن تقضي معظم وقتك في هذه المجموعة، فتنظيمها سيساعدك على تقليل أعمال المجموعة الاولى، وايضا لتنجح في إدارة وقتك .. ومن ثم حياتك. 

• أمور غير مهمة مستعجلة.

قد يظن البعض أن الأمور المستعجلة هي المهمة ولكن ليس شرطا. 

• أمور غير مهمة غير مستعجلة.

وهي عكس المجموعة الأولى، فحاول أن تبتعد عنها إذا كنت ترغب فى توفير المزيد من الوقت.

النظرية الثانية: نظرية (80/20) لباريتو

تنص النظرية على:

هناك من يستطع فى 20 % فقط من وقته ان ينجز 80 % من المهام المطلوب إنجازها، وهناك من يضيع 80% من وقته لإنجاز 20% فقط من المطلوب انجازه، فاحرص على استغلال اوقات ذروه نشاطك وقم بانهاء مهمتك على الفور، فبحسب قانون باريتو أن 20% من الوقت المنفق ينتج 80% من النتائج.

النظريه الثالثه: قانون باركنسون

"يتمدد العمل كى يملأ الوقت المتاح لاستكماله" فتقوم فكرة هذا القانون على أن العمل يتم التوسع فيه لكي يملأ الوقت المتاح لإنجازه، فاحرص على تخصيص وقتا محسوبا لإنهاء عملك والتزم به، ولا تخصص وقتا طويلا لإنجاز عمل ما.

• الواقعية في التخطيط

إن مبالغتك لإنجاز عدد كبير من المهام أثناء تخطيطك، وإلزام نفسك بإنهائها فى وقت قصير جدا بالتأكيد سيصيبك بالقلق والإحباط، فلا تحمل نفسك فوق طاقتها، وكن واقعيا في تخطيطك لإنجاز هذه المهام.

• أولوية المهام 

بالتاكيد ان ترتيب أولويات مهامك سيجعلك أكثر قدرة على تنظيم وقتك مع تحقيق أقصى استفادة ممكنة فى وقت قصير، فحاول أن تبدأ بالأعمال الأهم ثم المهمه ثم الأقل أهمية.

• تقديم المفيد على الممتع

يمكنك انجاز المهام والاستفادة بالوقت عن طريق تقديم المفيد على الممتع وليس الممتع على المفيد، (على سبيل المثال) يمكنك إنهاء آخر جزء من الرواية أو الكتاب الذي بدأت في قراءته على تصفح الانترنت بدون هدف.

• الابتعاد عن التسويف والمماطلة

إن قيامك بالأعمال المطلوبة إنجازها اولا باول، وتجنبك للمراكمة أو التسويف، وايضا ابتعادك عن الانقطاعات والمشتتات، بالتأكيد سيجعلك تنجز مهامك وتحقق اهدافك فى وقت قياسي، ومن ثم شعورك بالسعادة والثقة بالنفس، وبالتالي جهد أقل وضغط أقل ووقت فراغ إضافي.

• تركيزك وصفاء ذهنك

 أثناء إنجاز مهمتك احرص أن تركز فيما تفعله فقط، فما تقوم بعمله الآن بالتأكيد هو أهم مما تفكر به، او على الاقل فهذا هو الوقت المخصص لإنجازه، فتركيزك ومحاولتك لصفاء ذهنك و انغماسك فيما تفعله الآن، سيجعلك تنجز مهامك بشكل أسرع وبصورة أفضل.

• قم بمكافأة نفسك وأخذ فواصل قصيرة

عندما تنجز مهمتك فى الوقت الذى خصصته لها، حاول أن تكافئ نفسك بممارسة هواية لك أو بأخذ قسطا من الراحة، فلا شك أن الفواصل القصيرة بين إنجاز المهمة والأخرى ضروريا لاستعادة وتجديد نشاطك وتركيزك ومن ثم ارتفاع جودة عملك.